33# Como celebrar reuniones efectivas (2)
Tres Cosas, 28 de Febrero de 2021
Bienvenido a Tres Cosas, la newsletter de Pablo Lancry que se lee en 1 minuto.
Los viernes aprovechamos que no solemos trabajar por la tarde y nos vamos a comer por ahí sin las niñas. Este viernes al llegar al restaurante en una mesa cercana estaba sentado un amigo con el que hacía tiempo que no hablaba, Carlos Gomez. Carlos es un megacrack, solo tenéis que ver su Linkedin. Pero lo que más me maravilla de él, es que es de esas personas que te transmiten una empatía fuera de lo normal y tienen el cerebro clableado de una forma diferente a la mía. Siempre que hablo con él me hace ver cosas que yo no he visto. Que un tío como Carlos me diga que le encanta Tres Cosas, es un chute de motivación brutal. Mil gracias Carlos, según hablamos, el lunes cerramos fecha para vernos.
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🏢 Como celebrar reuniones efectivas (2)
Como sabéis la semana pasada empezamos a hablar de la locura en la que se están convirtiendo las reuniones corporativas y en los mejores consejos para celebrar reuniones eficaces. Fue publicar la primera parte del artículo, la magia apareció y empezar a recibir feedback de calidad.
Como muestra, lo que me contaba Juan Consonni, uno de los tíos más listos que conozco, que además de contarme sus experiencias con Amazon, me conto como en su empresa estaban tomando dos medidas concretas:
Ser muy críticos con quién debe estar y no estar en las reuniones. Fácil es decirlo, difícil hacerlo.
Sustituir las reuniones de 1 hora de duración por reuniones de 50 minutos, así se podía tener un “break” entre reuniones.
Parece que es un mal común la “reunionitis”...
Ahora vamos con la segunda parte del artículo. Nos quedaba hablar de las mejores prácticas durante la reunión y después de la reunión. ¡Vamos a ello!
Durante la reunión
Aquí no voy a ser nada original y prácticamente voy a hacer un resumen del capítulo dedicado a Reuniones que tiene el libro “High Output Management” de Andrew Grove, un tipo mucho más listo que yo. Por cierto, libro maravilloso del que ya hable en esta edición de Tres Cosas por otro motivo diferente.
Como dice el bueno de Andy para realizar reuniones satisfactorias primero tenemos que entender el tipo de reunión que tenemos entre manos, ya que las reuniones pueden ser de dos tipos:
Reuniones Orientadas a Procesos
Reuniones Orientadas a Misiones
Reuniones Orientadas a Procesos
Son reuniones diseñadas para transmitir e intercambiar información y conocimiento de forma periódica. La diferencia con otro tipo de reuniones es que las personas que participan en ella ya saben cómo se desarrolla la reunión, las materias que se discuten y el objetivo de las mismas.
En Intel por ejemplo tenían tres tipos de reuniones orientadas a procesos, los One-on-ones, las reuniones de Staff y las Revisiones de Operaciones.
One-on-ones: Son reuniones entre jefe y subordinado, su objetivo es formar e intercambiar información. Hablando de problemas y situaciones el jefe forma al subordinado en habilidades y conocimientos, y además sugiere maneras de enfocar el trabajo futuro. Al mismo tiempo, el subordinado intercambia información detallada de lo que está haciendo en su trabajo y sus preocupaciones.
La periodicidad de estas reuniones depende fundamentalmente de la experiencia que tenga el subordinado. A mayor experiencia en su trabajo menor frecuencia, pudiendo llegar a ser semanal en el caso de aquellos subordinados muy juniors.
Lo suyo es que la duración de esta no sea menos de una hora, sea en persona (aunque esto cada vez es más difícil) y que la agenda y el tono de la reunión sea definida por el subordinado. Es recomendable que el subordinado prepare un esquema para obligarse a pensar de antemano las materias sobre las que quiere hablar con su jefe. Una buena práctica también es utilizar un archivo online compartido donde el jefe y subordinado compartan temas para próximas reuniones.
Que temas son los más habituales a tratar en un One-on-one: Resultados e indicadores usados por el subordinado, siendo recomendable hacer énfasis en aquellos indicadores que muestren una tendencia negativa. También se debe tratar cualquier tema importante que no se haya hablado desde la reunión anterior, incluso problemas personales, de futuro, de carrera, etc…
Reuniones de Staff: Son reuniones en las que supervisor y todos sus subordinados participan en la misma. Normalmente en este tipo de reuniones hay que hablar de cualquier tema que afecte a más de dos personas que estén presentes. Es conveniente utilizar una estructura de reunión mixta con una agenda emitida con suficiente antelación para que cada uno ordene sus pensamientos, pero también debe incluir un espacio de tiempo reservado para que cualquiera saque un tema.
Es vital aquí el rol del supervisor. En general ha de ser el facilitador y moderador de la reunión, debe controlar su ritmo y si la discusión se sale de su objetivo debe ser el que la reconduzca.
Revisiones de Operaciones: Es el medio de interacción ideal para empleados que no tienen mucha opción de interactuar en el día a día unos con otros. Se suelen incluir presentaciones formales donde departamentos presentan a otros departamentos temas en los que están trabajando.
El objetivo básico de este tipo de reuniones es enseñar y aprender de compañeros que están separados a lo largo de la organización. Son muy importantes para los más juniors porque también pueden representar una fuente de motivación.
Los roles que debemos de encontrar en este tipo de reuniones son: el organizador, el mánager de mayor rango, los presentadores y la audiencia. Como regla general Andrew recomienda que cada presentación y argumentación posterior no dure más de cuatro minutos.
Reuniones orientadas a Misiones
Aquí entran todas aquellas reuniones no periódicas que se celebran específicamente para obtener un resultado, generalmente una decisión. Especialmente importante en las mismas es tener una prelectura y agenda con suficiente antelación. En la agenda se debe establecer un tiempo para plantear las diferentes opciones y argumentos y un tiempo para el debate libre.
En Amazon se ahorran la primera parte y sus reuniones empiezan en silencio con todo el mundo releyendo la “prelectura” para luego pasar al debate directamente.
También es recomendable que no atiendan más de 6 o 7 personas porque eso puede convertirse en un gallinero. Y fundamental también, es el rol que tome el mánager que tiene la facultad de tomar la decisión y que es el último responsable, porque puede condicionar la opinión de unos y de otros.
Pero si quieres saber más sobre como tomar decisiones en este tipo de reuniones, justo el capítulo siguiente al de reuniones del libro “High Output Management” es un máster sobre las mismas.
Antes de pasar a que hacer después de la reunión hay una serie de cuestiones formales que son aplicables a cualquiera de los tipos de reuniones de los que hemos hablado. Y aquí me voy a apoyar en el tweet de Ethan Mollick, que los resumía magníficamente.
Especialmente me gusta el de que el humor ayuda a la eficacia de la reunión. No se lo digas a nadie, pero a veces nos tomamos demasiado en serio a nosotros mismos…
Después de la reunión
Ya solo nos queda hablar del después y aquí una gran práctica que casi nunca se hace. Enviar un acta de la reunión a todos los asistentes con los “deberes” para cada participante, las notas tomadas en la misma y en el caso de que se hubiera tomado una decisión, la misma clarificada.
Buff! Menudo tostón me ha salido, ya sé lo que me va a decir mi mujer y con razón. Bueno al menos espero que al que haya tenido el valor de leérselo entero le de ideas para ser mejor en las reuniones y hacerlas más efectivas. Ya me contaréis.
Pero no hemos acabado, todavía quedan dos cosas, y si, te lo voy a pedir una vez más, por favor comparte la dirección www.trescosas.es en tus redes sociales o pulsa el botón Share, me ayudas un montón.
🖼️Un perfil de Instagram con mucho arte
No sabéis la ilusión que me hace hablar de esta iniciativa, sobre todo por lo diferente, original y refrescante del formato, a lo que hay que sumar que quién esta detrás es Andrea Velasco, la hermana de una gran amiga.
Andrea es licenciada en historia del arte, y entre otras cosas organiza visitas culturales para adultos y niños en museos de Madrid. Recientemente ha creado el perfil de Instagram Cultura Mandarina, y en él, además de compartirnos publicaciones sobre arte, está creando vídeo-visitas guiadas a exposiciones. Para ello está aprovechando la novedosa funcionalidad de Guías de Instagram.
Os dejo con la primera de las vídeo-visitas, en este caso a la Exposición de Expresionismo Alemán que estará hasta el 14 de marzo de este año en el Museo Nacional Thyssen-Bornemisza de Madrid.
Es una forma maravillosa de visitar diferentes exposiciones desde la comodidad de nuestra casa. Pero ojo, que si tenemos la oportunidad de visitar el museo en persona con Andrea de fondo como nuestra guía personal la experiencia será brutal.
Os animo a que le echéis un vistazo a su perfil, la sigáis y junto a ella todos aprendamos mucho más de arte.
Si hay alguna cosa recomiendo por encima de otra, son libros, aquí tenéis recopilados todos de los que hemos hablado.
Y aquí os dejo con todos los productos que hemos ido recomendando en los últimos meses.
⚖️Una báscula que vale su peso en…
Que le voy a hacer, me apasiona comer. Es una de las grandes satisfacciones que me proporciona la vida y no estoy dispuesto a renunciar a los grandes momentos que paso con familiares y amigos alrededor de una mesa.
Pero todo lo bueno tiene su contraparte, y esa es que si no me controlo acabo teniendo unos “kilos de más”. Y aunque se perfectamente que el peso no es medida de nada, si no ver esta foto de la influencer del fitness Kelsey Wells, mismo peso en las dos imágenes (65,7Kg), sigo pesándome constantemente.
Si eres como yo y no puedes dejar de controlar los kilos que pesas no puedo dejar de recomendarte la bascula inteligente de Withings. Fueron los primeros en crearla, y como buen “friki” compre la primera versión en 2013 y todavía la utilizamos en casa diariamente.
Lógicamente ese modelo ya está descatalogado y ahora han ampliado catálogo con tres nuevos modelos: Body, Body+ y Body Cardio. Sinceramente con la más básica que es infinitamente mejor que la que yo tengo tienes más que de sobra y como es natural es la más barata.
Con ella además de los kilos podrás controlar tu índice de masa corporal o el % de grasa, y todo ello irá a parar a una aplicación automáticamente a través de la conexión Wifi que posee. Ya no tienes excusa para bajar de peso. Si estás pensando en comprarte una báscula inteligente con el modelo Body no fallarás.
Ya sí que hemos llegado al final. Cuidaos mucho, nos vemos la semana que viene.
Pablo
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